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Politique de Confidentialité

1 - Nos engagements

L’Association DATA RING s’engage à respecter la vie privée de chaque personne dont elle est amenée à traiter les données à caractère personnel.

Consciente de cet engagement, l’Association DATA RING a adopté des mesures fortes afin d’assurer un niveau approprié de protection de vos données, notamment par le respect des principes de Privacy by design et Privacy by default (protection de la vie privée dès la conception et par défaut).

L’objectif de cette politique de protection des données à caractère personnel est de vous expliquer comment nous utilisons vos données et de vous informer de vos droits en matière de protection des données.

2 - Notre identité et nos coordonnées

Le responsable du traitement de vos données à caractère personnel est l’Association DAT RING, association constituée sous le régime de la loi du 1er juillet 1901 dont le siège est sis 40, rue du Japon, 31400 Toulouse (ci-après désignée comme « l’Association »). 

Si vous avez des questions concernant cette politique ou notre utilisation de vos données à caractère personnel plus globalement, nous vous invitons à nous contacter via le formulaire de contact du site ou via l’adresse mail suivante : contact@data-ring.net.

3 - Quelles sont les données à caractère personnel que nous traitons ?

Nous traitons notamment les données à caractère personnel de nos membres, des candidats membres, de notre équipe dirigeante, des invités de l’Association, de nos fournisseurs, des visiteurs de notre site internet et plus globalement de toute personne avec laquelle nous entrons en contact dans le cadre de notre activité.

Les données vous concernant dans ce cadre peuvent ainsi inclure, notamment, votre nom, vos coordonnées (adresse e-mail, adresse postale, numéro de téléphone…), toute information utile pour la bonne gestion de votre adhésion et de nos échanges dans le cadre de votre potentiel investissement dans l’Association, ainsi que toutes les informations de nature personnelle fournies ou autrement générées dans le contexte de nos interactions.

De manière générale, nous essayons de limiter au strict nécessaire les informations personnelles que nous traitons pour vous proposer des activités au sein de l’Association en conformité avec son objet. L’Association DATA RING privilégie une approche de proportionnalité et de minimisation des données traitées. Nous veillons à ce que les données que nous collectons et traitons soient adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire aux finalités des traitements en question.

Lors de la collecte des données à caractère personnel, nous vous préciserons du caractère facultatif ou non des informations demandées (que ce soit pour des raisons légales ou contractuelles) et des éventuelles conséquences qu’un refus de votre part à nous transmettre les informations sur notre capacité à fournir les services proposés.

4 - Comment et pourquoi utilisons-nous vos données à caractère personnel ?

Nos activités principales de traitement de vos données à caractère personnel, ainsi que leurs finalités et les fondements les justifiant sont détaillés ci-dessous :

Activité

Finalité

Fondement(s)

Revue de vos demandes d’information : 

Nous analysons, trions et classons les informations vous concernant lorsque nous prenons connaissance pour la première fois de votre intérêt pour nos services.

La gestion des demandes de contact que nous recevons.

Le consentement de la personne ayant pris contact avec nous.

Gestion de l’adhésion des membres : 

Dans le cadre de la gestion de l’adhésion, nous sommes amenés à traiter les données personnelles de nos membres ou membres en devenir.

La gestion opérationnelle et administrative des dossiers de nos membres ou membres en devenir.

La nécessité contractuelle (statuts de l’association) de traiter vos données personnelles.

Gestion de la participation du membre ou de tout invité aux activités et travaux de l’Association :

Pour les besoins de l’organisation, de la tenue et du suivi des activités et travaux de l’Association, nous serons amenés à traiter les données personnelles des membres ou invités intervenant dans ces activités ou travaux.

La gestion opérationnelle et administrative des différents protagonistes investis dans les activités de l’association.

La nécessité contractuelle (statuts de l’association, contrat de prestation, etc.) de traiter vos données personnelles.

Le consentement de la personne invitée.

Activité de défense des personnes en justice :

Nous serons amenés à traiter les données personnelles des personnes pour lesquelles une action de groupe sera menée.

La gestion des actions en justice initiées par l’Association conformément à son objet (actions de groupe).

La nécessité contractuelle (mandat d’agir) de traiter vos données personnelles.

Activités de veille juridique et communications : 

Nous proposons à nos membres et à toute personne s’inscrivant à notre veille de les informer sur l’actualité en lien avec l’objet de l’Association et sur l’actualité de l’association.

L’information juridique de nos membres et des personnes intéressées.

La diffusion de notre action et le partage d’information sur nos activités à venir.

Le consentement de la personne concernée.

Notre intérêt légitime à communiquer avec nos membres existants.

Gestion de candidatures :

Nous traitons des données de personnes ayant postulé pour un emploi au sein de notre association.

La gestion des candidatures.

Le consentement des candidats.

Fournisseurs et prestataires :

Nous avons recours à différents fournisseurs et prestataires notamment pour le matériel bureautique, l’organisation d’évènement ou la location de salles.

La gestion administrative et financière des dossiers de nos fournisseurs et prospects.

Le contrat signé avec le fournisseur ou le prestataire.

Le respect de nos obligations légales ou règlementaires.

Cookies : 

Lorsque vous utilisez notre site Internet, celui-ci récupère automatiquement certaines informations de l'appareil afin d'optimiser votre expérience Web. Ces données servent également pour les statistiques de visite de notre site.

D'autres informations sur la collecte de données automatisée et les cookies sont disponibles dans notre politique relative aux cookies via ce lien.

Optimisation de notre site internet et suivi des statistiques de visite du site.

L’intérêt légitime de l’Association DATA RING, en ce qui concerne les cookies strictement nécessaires au fonctionnement du site.

Le consentement des personnes pour les autres cookies.

Fusion ou absorption :

En cas de futures opérations de fusion ou d’absorption concernant notre association, des informations vous concernant peuvent être traitées dans le contexte de procédures de due diligence pendant lesquelles les associations participantes à l’opération ou leurs conseils professionnels mènent une analyse au préalable de différents aspects de l’association afin d’évaluer son patrimoine et les démarches à entreprendre dans le cadre de l’opération.

Évaluation de l’association et de son patrimoine

Intérêts légitimes de l’association et des  tiers participant à l’opération projetée de mener des procédures de due diligence.

Obligations légales ou règlementaires : 

Nous pourrons traiter vos données personnelles afin de répondre aux obligations légales ou règlementaires mises à notre charge ou à des demandes d’institutions et autorités publiques et/ou judiciaires, ou de défendre nos droits en justice.

Nous conformer à nos obligations légales ou règlementaires et nous défendre en justice.

L’obligation légale ou règlementaire à laquelle nous sommes soumis.

Notre intérêt légitime à nous défendre en justice.

5 - Avec qui partageons-nous vos données personnelles ?

Afin d’assurer le traitement efficace et la sécurité de vos données à caractère personnel, nous les communiquerons à notre fournisseur et prestataire en matière d’informatique, hébergement et gestion du sites internet, à savoir la société TOTEM NUMERIQUE, dont nous exigeons des garanties suffisantes quant à la protection des données à caractère personnel qu’ils traitent pour notre compte.

En dehors de ce cadre, l’Association DATA RING s’engage à ne pas transmettre et/ou divulguer vos données à caractère personnel à des tiers. Néanmoins, l’Association DATA RING pourra être amenée à divulguer ces données personnelles dans des circonstances très particulières, telles que listées ci-après : 

  • du fait de la loi, dans le cadre d’une procédure en justice, d’un litige et/ou d’une requête des autorités publiques ;
  • si cette divulgation est nécessaire à des fins de sécurité nationale, d’application de la loi ou autre sujet d’intérêt public ;
  • si cette divulgation est raisonnablement nécessaire pour faire valoir le respect des lois et règlements en vigueur ou protéger l’activité et les membres de l’Association.

6 - Pendant combien de temps gardons-nous vos données personnelles ?

Nous gardons vos données personnelles uniquement pour la durée nécessaire au suivi de l’adhésion et à la fourniture des services et opportunités pour lesquels la personne concernée a adhéré ou a pris attache auprès de l’Association, en prenant en compte notamment les critères suivants :

  • La nature et la finalité des traitements en question,
  • Les catégories des données traitées,
  • Les délais de prescription applicables,
  • Les dispositions contractuelles applicables,
  • Les normes de l’industrie,
  • Les recommandations de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL).

7 - Quels sont vos droits au regard de vos données personnelles ?

Vos droits concernant le traitement par nos soins de vos données personnelles comprennent notamment ceux mentionnés ci-après. Ces droits pourront s’appliquer à votre situation en fonction des circonstances exactes. Par exemple, le droit de retirer votre consentement ne s’appliquera pas lorsque le traitement n’est pas fondé sur votre consentement.

Ces droits sont les suivants :

  • Le droit de nous demander :
    • l’accès à vos données personnelles et des informations sur nos traitements de celles-ci (« droit d’accès ») ;
    • de corriger ou compléter vos données personnelles si elles sont inexactes (« droit de rectification ») ;
    • l’effacement de vos données personnelles (« droit à l’oubli ») ;
    • une limitation du traitement de vos données personnelles (« droit à la limitation ») ;
  • Le droit de vous opposer au traitement de vos données personnelles par l’Association DATA RING (« droit d’opposition ») ;
  • Le droit de demander vos données personnelles sous un format électronique utilisable et/ou la transmission de ces données vers une autre organisation (« droit à la portabilité des données ») ;
  • Le droit de définir des directives relatives à la conservation, à l’effacement et à la communication de vos données personnelles après votre décès (« directives après décès ») ;
  • Le droit de retirer votre consentement au traitement de vos données dans la mesure où le traitement est fondé sur celui-ci. Dans ce cas, la licéité des traitements effectués avant le retrait du consentement ne sera pas remise en cause.

Si vous souhaitez exercer les droits mentionnés ci-dessus, merci de nous adresser un courrier à l’adresse postale suivante : Association DATA RING, 40 rue du Japon, 31400, Toulouse, ou à l’adresse email : contact@data-ring.net.

n cas de demandes manifestement infondées ou excessives, notamment en raison de leur caractère répétitif, l’Association se réserve le droit, soit :

  • d’exiger le paiement de frais raisonnables qui tiennent compte des coûts administratifs supportés pour fournir les informations, procéder aux communications ou prendre les mesures demandées ;
  • de refuser de donner suite à ces demandes.

Étant précisé qu’il incombe à l’Association de démontrer le caractère manifestement infondé ou excessif de la demande. 

En cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur, l’Association se réserve également le droit de solliciter toute information supplémentaire nécessaire pour confirmer l'identité de la personne concernée. Tout envoi de document supplémentaire se fera alors via le Cloud sécurisé mis en place par l’Association, via le lien suivant, permettant le dépôt de fichiers : Cloud DATA RING.

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès de la Commission Nationale de l’Informatique et des Libertés (CNIL), dont le site Internet peut être consulté à l’adresse suivante : www.cnil.fr.

8 - Où sont traitées vos données personnelles ?

Toutes vos données personnelles sont hébergées sur des serveurs situés en France. 

9 – Comment vos informations sont-elles sécurisées ?

Nous veillons à assurer la sécurité de vos données à caractère personnel, en mettant en œuvre des mesures techniques, juridiques et organisationnelles renforcées.

Pour toute information relative aux cookies utilisés par notre site Internet, nous vous invitons à cliquer sur le lien « Politique de Cookies », en bas de page du site.